Atas são documentos que permitem o registro oficial dos acontecimentos. As atas são utilizadas para documentar o evento tal como aconteceu, para referenciá-lo quando necessário, para compartilhar informações de forma oficial e correta e para proteção legal. O anúncio oficial do incidente é feito em ata.

O que é um minuto?

Manter atas é o processo de registrar oficialmente o conteúdo de um evento, reunião, processo de transação ou conversa exatamente como é. São lavradas atas para fornecer proteção em processos legais, para documentar oficialmente o incidente, para referenciá-lo como documento oficial em processos legais e para transmitir com precisão a situação.

As atas elaboradas por instituições oficiais podem ser assinadas pela polícia, notário, tribunal, empresas, repartições públicas ou instituições oficiais.

Como manter minutos?

Como as atas são documentos oficiais, existem certas regras que devem ser seguidas na sua preparação. Os procedimentos de lavratura de atas poderão sofrer alterações e detalhes diferenciados quanto à natureza e local do evento a ser registrado. Você pode aplicar as seguintes condições como exemplo de como manter minutos:

Antes de iniciar o conteúdo da ata, deverá redigir o título de acordo com o regulamento. Caso não haja situação especial para o incidente objeto do relato, o título deverá ser escrito no meio da página e em letras maiúsculas como 'MINUTOS'.
Depois de indicar a natureza do incidente descrito no relatório, devem ser fornecidas informações detalhadas sobre o incidente. Além de informações detalhadas sobre o incidente, a forma como as informações sobre o incidente foram obtidas também deve ser incluída no relatório.
Informações como qual é o incidente, onde ocorreu e a data e hora devem ser claramente indicadas.
Se houver evidências que possam ser consideradas como evidências em relação ao evento mencionado no relatório, estas também deverão ser adicionadas ao relatório. Informações sobre como as evidências foram obtidas também devem ser incluídas no relatório.
Caso a ata ocupe mais de uma página, o verso das páginas deverá ser deixado em branco e as novas páginas deverão ser numeradas.
Também são necessárias assinaturas úmidas das pessoas cujas informações constam da ata. Atas sem assinaturas não são válidas.

Coisas a considerar ao preparar a ata

Como as atas são documentos oficiais, certos modelos e regras devem ser seguidos na preparação das atas. Os pontos importantes na preparação da ata são os seguintes:

Deverá ser elaborado em papel A4 ou A5.
O título da ata deverá ser escrito em letras maiúsculas no meio da página.
A data e hora do incidente, detalhes sobre como o incidente ocorreu e como o incidente foi tomado conhecimento devem ser incluídos em detalhes.
Evidências sobre o incidente também devem ser incluídas no relatório.
As informações de identidade das pessoas citadas na ata também devem ser incluídas.
Ao final da ata deverá constar a data e hora em que foi lavrada a ata e as assinaturas das pessoas citadas para que o final fique claro.

Qual é a utilidade dos minutos?

São lavradas atas, pois são documentos oficiais nos casos em que o incidente precisa ser relatado. As atas servem de proteção jurídica e jurídica aos fatos ocorridos, como referência para as situações gerenciais da empresa e para as relações empregado-empregador. Para que as atas sejam apresentadas como documentos oficiais e sejam úteis ao incidente, elas devem ser elaboradas com informações e cuidados reais. As atas podem ser utilizadas como documentos oficiais para diversos eventos e finalidades. Podemos listar os benefícios de manter atas da seguinte forma:

Proporcionam proteção jurídica ao utilizarem as atas lavradas pelo tribunal, notário, repartições oficiais ou instituições públicas como prova em processos judiciais.
Nos casos em que sejam necessárias sanções ou processos criminais, as atas são apresentadas aos tribunais como documentos oficiais do processo do incidente.
Nas instituições empresariais, podem ser lavradas atas para guardar detalhes do conteúdo das reuniões e discussões. Estas atas poderão ser utilizadas em decisões futuras.
As atas mantidas nos locais de trabalho podem ser mantidas para proteger o empregador e o empregado em processos legais relativos a eventos no local de trabalho.

Como fazer atas de acordo com a situação?

Nos casos em que seja necessário registrar o incidente, podem ser feitas atas, ainda que em áreas diferentes. Podem ser mantidas atas para a vida empresarial, educação e estado de saúde e processos judiciais ou criminais. Em caso de situações problemáticas em exames e tratamentos hospitalares, pode ser mantido relatório de estado de saúde, relatório de punições como disciplina na vida educacional, relatório de qualquer problema em áreas militares ou acidente de trabalho.

Como manter um relatório de acidente de trânsito?

O boletim de acidente de trânsito com danos materiais pode ser elaborado de acordo com as seguintes regras:

O relatório deverá ser preenchido em duas vias apenas pelas pessoas envolvidas no acidente. Caso você se envolva em algum acidente, é obrigatório o preenchimento do boletim de ocorrência mesmo que você não possua habilitação.
Ainda que o formulário preenchido para a ata seja fotocópia, as assinaturas úmidas das partes deverão constar da ata.
As informações do formulário deverão ser preenchidas de forma incompleta e a causa do acidente deverá ser informada de forma clara.
Como o relatório será inválido se a empresa e a apólice não puderem ser identificadas, os números das seguradoras e das apólices de trânsito das partes devem ser indicados de forma completa e precisa.
O relatório deve ser apresentado à seguradora no prazo de cinco dias úteis.

Como manter relatórios militares?

Nos campos militares, as atas costumam ter um modelo fixo. Por exemplo, se o relatório estiver relacionado com um incidente disciplinar, um título como 'RELATÓRIO DE DETECÇÃO DE INDISCIPLINA' será escrito na parte superior central da página do relatório. Após indicar a data, hora exata e local exato do incidente, as informações sobre o incidente e os nomes mencionados no incidente são incluídas no relatório. Após a data de lavratura da ata ser indicada no final, a ata é finalizada com as assinaturas úmidas das pessoas mencionadas na ata e de quem lavrou a ata.

Como manter os relatórios dos alunos?

Assim como nas demais atas, após o título do relatório ser escrito em letras maiúsculas, constam a data, horário do evento, detalhes do evento e nomes mencionados no evento. Após a data da ata ser acrescentada ao final, a ata é finalizada com as assinaturas úmidas do aluno, professor, vice-diretor e diretor.